Compliance vem da palavra inglesa “comply”, que significa realizar uma ação imposta ou cumprir uma tarefa seguindo regras. É um conjunto de ação que ajuda — e muito! — na gestão de uma empresa no que se refere ao contrato com fornecedores. Por essa razão, neste artigo, você vai entender melhor sua importância e como aplicá-lo na sua empresa. Confira!
Qual é a importância da gestão de compliance para contratos com fornecedores?
Para que a empresa não fique dependente exclusivamente das preferências e processos dos seus fornecedores é necessário realizar uma gestão baseada em compliance.
O termo não é nada complexo e quer dizer um conjunto de normas a cumprir. Com elas, é possível criar uma relação mais transparente e positiva entre a empresa e o fornecedor. Dentre os benefícios que a gestão de contratos com fornecedores baseada nessa estratégia de organização estão:
- uma documentação mais detalhada e clara;
- histórico de negociações e acordos entre a empresa e fornecedores;
- maior controle sobre prazos para renovação ou cancelamento de contratos;
- monitoração de valores e todos os suprimentos fornecidos;
- melhor controle e adequação da empresa fornecedora referente às diretrizes e políticas da sua companhia.
Como realizar uma gestão de contrato baseada em compliance?
Agora que você já sabe a importância do compliance para um contrato com fornecedores, vamos falar sobre como você pode garantir que esse processo seja feito com eficácia.
Primeiramente, organize todos os fornecedores envolvidos na companhia, como empresas de contabilidade, marketing, limpeza e segurança. Depois, será preciso levantar também todo o processo do negócio baseado em banco de dados, contratos firmados e suas devidas responsabilidades. Com essa lista criada, você deverá partir para a etapa seguinte.
Agora é o momento de analisar individualmente contrato por contrato para que, assim, seja possível saber quando algum documento não terá mais vigência. Dessa forma, você poderá solicitar a renovação do documento já com normas mais claras e novas condições.
Sobre novas condições e normas, é importante deixar bem estabelecido no contrato quais são as ações e atitudes esperadas dos fornecedores. Nesse caso, um código de conduta claro é fundamental, pois a partir dele é que serão definidas as regras que orientarão melhor a gestão dos parceiros, colaboradores e fornecedores.
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