Entender o que é o fluxograma de processos, sua função e dicas para criá-lo é extremamente importante para consolidar a sua empresa e garantir que todos os procedimentos sejam concluídos conforme o esperado.
Neste artigo, você verá:
- o que é um fluxograma de processos;
- os pontos necessários para desenhar um fluxograma para sua empresa.
O que é um fluxograma de processos?
Para entender como desenhá-lo, primeiro é preciso saber o que é um fluxograma de processos.
Ele nada mais é do que a representação sequencial e desenhada dos procedimentos e métodos de uma empresa. Além disso, o fluxograma pode ser utilizado como uma ferramenta para abordar os passos de qualquer projeto de uma empresa, podendo ser modificado conforme o decorrer dos trabalhos, contendo uma pequena descrição em palavras.
Com o uso de elementos gráficos – formas geométricas e flechas, por exemplo –, é possível criá-lo para facilitar a forma de avaliar uma equipe, visualizar o que precisa ser alterado dentro da empresa e quais são as etapas que virão a seguir.
Apesar de ser uma estratégia antiga, atualmente os fluxogramas estão popularizados dentro das empresas, então é possível definir o seu em qualquer programa de fácil utilização, como o Word e Excel.
Os pontos necessários para desenhar um fluxograma para sua empresa
Agora que sabe o que é para o que serve, é hora de começar a desenhá-lo.
Para ajudar nessa tarefa, é importante que você identifique tudo que precisa ser feito e procure fazer esse fluxograma junto com a sua equipe de colaboradores.
Confira alguns pontos cruciais para a criação e o funcionamento efetivo dessa ferramenta dentro da sua empresa.
Início ou fim do fluxograma
O símbolo que geralmente marca o início ou fim de um fluxograma de processos é a caixa horizontal com as extremidades arredondadas e nelas você marca o início ou fim do seu fluxograma.
Por exemplo, quando você começar a desenvolver o fluxograma de gerenciamento de riscos dentro da sua empresa, o início será marcado com esta forma geométrica.
Processo e fluxo
O símbolo utilizado para demarcar as etapas de todo o processo é o retângulo. Ele é o que mais vai aparecer dentro do seu fluxograma, possibilitando a indicação das etapas seguintes que serão realizadas dentro de todo o processo representado.
Então, como exemplo, podemos imaginar um campo com “fazer pedido aos fornecedores” ou “contatar o atendimento ao cliente”. Por isso, elas estarão representadas por este símbolo.
Além disso, você também vai notar que as flechas se repetem, pois elas representam as ordens das etapas que devem ser seguidas para a realização do projeto. Então, nenhum outro elemento do seu fluxograma de processos pode estar sem ligação de setas.
Decisão
Representado pelo losango, as decisões dentro de um fluxograma de processos são os momentos em que existem duas possibilidades de prosseguir no procedimento e isso depende de uma tomada de decisão.
Um exemplo desta situação específica é o envio de propostas elaboradas para os fornecedores. Existem duas possibilidades: eles podem aceitar ou não e isso precisa aparecer em sua organização no fluxograma. Assim, isso demarca que apenas após a resposta será possível seguir com o processo.
A partir das nossas dicas, você já pode começar a fazer o fluxograma de processos para a sua empresa! Aproveite para conhecer também o diagrama de Ishikawa e comece a utilizá-lo para alavancar ainda mais a organização do seu negócio!